Khung ưu tiên công việc đầy đủ này được xây dựng dựa trên phép ẩn dụ đơn giản “đá, sỏi, cát” đồng thời bổ sung những chi tiết mà bạn thực sự cần trong cuộc sống.
Câu chuyện chiếc bình và bài học quản lý thời gian
Có lẽ bạn đã biết bài học “chiếc bình địa chất” của Stephen Covey: Lên kế hoạch cho những việc lớn trước, nếu không bạn sẽ không đủ thời gian cho chúng.
- Nếu bạn làm những việc nhỏ trước, bạn sẽ không còn thời gian cho việc lớn.
- Nếu bạn làm những việc lớn trước, bạn vẫn có thể hoàn thành thêm nhiều việc nhỏ.
Câu chuyện chiếc bình và bài học quản lý thời gian
Một vị giáo sư bước vào lớp và lấy từ cặp ra một chiếc bình thủy tinh đặt lên bàn.
Người thầy lấy ra một lốc bóng đánh golf. Ông bỏ hết những quả bóng vào bình và hỏi học trò:
– Cái bình này đã đầy chưa?
“Dạ rồi” – Những người học trò đáp. Ông cười mỉm và tiếp tục lấy một bịch đá cuội nhỏ ra vào bỏ tiếp vào bình. Những hòn đá lấp đầy những khoảng trống giữa những quả bóng golf. Thầy lại hỏi:
– Vậy thì bây giờ đã đầy chưa?
“Bây giờ thì đầy rồi ạ” – Học trò trả lời. Một lần nữa, ông cười. Ông lấy thêm một bịch cát và trút vào bình. Cát lấp đầy những chỗ trống còn lại. Vẫn câu hỏi quen thuộc:
– Còn bây giờ?
“Đầy rồi ạ” – Học trò đáp lại. Người thầy nói tiếp:
– Đầy rồi, nhưng vẫn còn thiếu một thứ.
Ông lấy ra hai chai bia và đổ vào bình. Chiếc bình vẫn còn chứa đủ lượng bia trong hai chai đó.
Sau đó, vị giáo sư bắt đầu giải thích:
“Giờ thầy muốn các em nhận ra rằng chiếc bình này cũng như cuộc sống chúng ta vậy, quả bóng golf đại diện cho những thứ quan trọng, như gia đình, bạn bè, sức khoẻ và những niềm đam mê của các em.
Những hòn đá cuội là những điều quan trọng khác như xe cộ, nghề nghiệp, nhà cửa. Và cát là những thứ khác nữa, những thứ nhỏ thôi. Nếu các em để cát vào trong bình trước, thì sẽ không có chỗ cho đá cuội và bóng golf nữa.
Cuộc sống cũng tương tự như vậy. Nếu các em dành hết sức lực và thời gian cho những điều nhỏ nhặt, các em sẽ không còn thời gian cho những điều thực sự quan trọng với mình. Hãy chú ý tới những điều quan trọng đối với hạnh phúc của các em. Hãy để những quả bóng golf vào bình trước, đó là điều thực sự quan trọng, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên, bởi vì những thứ khác chỉ là hạt cát mà thôi”.
Khi người thầy dừng lại, lớp học vẫn im lặng một hồi. Bỗng có cánh tay giơ lên, và một sinh viên hỏi: “Thưa giáo sư, vậy bia tượng trưng cho cái gì?”
Giáo sư mỉm cười hài lòng, “Một câu hỏi hay. Bia, tôi chỉ muốn nói với các bạn rằng, ngay cả khi các bạn thấy cuộc sống của mình đã quá bận rộn và đầy đủ thì, vẫn luôn còn thời gian cho một chầu bia với bạn bè!” – source: lod.com.vn
Một sai lầm thường thấy là nghĩ rằng phương pháp này chỉ đơn thuần đề cập đến kích thước công việc. Nghĩa là, “đá” nghĩa là “công việc kéo dài vài quý”, “sỏi” là “một vài sprint”, và “cát” là “ít hơn một sprint”.
Sprint là một khoảng thời gian thực tế mà một đội ngũ phối hợp để hoàn thành một phần tăng trưởng. Một chu kỳ sprint thường kéo dài hai tuần nhưng có thể khác tùy vào nhu cầu của dự án và đội ngũ. Công việc càng phức tạp và yếu tố không xác định càng nhiều thì càng nên rút ngắn chu kỳ sprint.
Điều này bỏ qua điểm cốt lõi của việc sắp xếp công việc: Đó là tối đa hóa tác động bằng cách không cho phép những việc dễ dàng hoặc khẩn cấp lấn át những công việc chiến lược quan trọng hơn rất nhiều, những thứ mất hàng năm trời mới mang lại kết quả nhưng có tác động lớn hơn tất cả những việc còn lại cộng lại. Một nghìn “chiến thắng nhỏ” không thể tạo ra lợi thế lâu dài hoặc hiện thực hóa tầm nhìn dài hạn.
Một sai lầm khác là nghĩ rằng như vậy là xong: “Sắp xếp các công việc tăng doanh thu trước, rồi bảo trì sau, vậy là được.” Không hẳn vậy. Mỗi loại công việc đều cần những cách tiếp cận ưu tiên khác nhau, có những mục tiêu khác nhau, và chứa những cạm bẫy riêng có thể khiến bạn làm việc rất chăm chỉ nhưng vẫn không hiệu quả.
Nếu bạn làm ngơ trước những khác biệt này, đội nhóm sẽ rất bận rộn và tạo ra hàng loạt đoạn code – vẻ bề ngoài của sự “năng suất” – nhưng họ vẫn cảm thấy mình tiến triển quá chậm, đối thủ sẽ đuổi kịp, và họ sẽ phàn nàn (đúng đắn) rằng không nhìn thấy mối liên kết giữa công việc và chiến lược.
Tin tốt là:
Làm đúng cách không tốn thêm thời gian. Bạn chỉ cần khôn ngoan hơn, không phải cố gắng hơn. Bạn cần áp dụng đúng khung ưu tiên.
Ba kiểu tư duy
Tổng hợp nhanh trong bảng sau đây:
| Đá lớn | Sỏi | Cát | |
|---|---|---|---|
| Thời gian | ≥ 3 tháng | 1-4 sprint | ≤1 sprint |
| Mục tiêu chính | Tối đa tác động | Tối ưu ROI | Tối ưu thông lượng |
| Tầm nhìn | Dài hạn | Ngắn hạn | Tức thời |
| Phạm vi | Chiến lược | Chiến thuật | Bất kỳ |
| Cách quyết định | Thận trọng, cân nhắc | Phân tích | Theo trực giác |
| Vai trò lãnh đạo | Quyết định cuối cùng | Quan sát | Không có vai trò |
| Vai trò PM | Chủ động thúc đẩy | Người quyết định | Quyết định (nhưng tương tác chặt chẽ với Dev) |
| Cạm bẫy | Không đủ sức ảnh hưởng | Ước lượng ROI quá cao | Suy nghĩ hay lập kế hoạch quá mức |
Bây giờ hãy đi vào chi tiết để sử dụng hiệu quả từng loại:
“Đá lớn” tối đa hóa sức ảnh hưởng
Thời gian thực hiện: 3-12 tháng
Đây là những công việc chiến lược lớn nhất, thường phức tạp, nhiều rủi ro, dễ trễ hạn nhất. Vì vậy, một năm chỉ nên làm từ một đến tối đa ba “Đá lớn.” Nếu chỉ làm một việc lớn trong năm, thì nó phải thực sự phi thường.
Một “đá lớn” cần tạo ra ảnh hưởng đáng kể, đo đếm được, và chiến lược, giúp công ty tiến xa trên con đường riêng, tạo lợi thế bền vững trước đối thủ. Sai lầm lớn nhất là chọn những dự án lớn nhưng không đủ lớn để xứng đáng với thời gian bỏ ra.
Đừng nhầm lẫn với ROI. Bạn cần tối đa hóa ảnh hưởng, không phải lợi nhuận trên đầu tư (ROI). Điều quan trọng nhất là làm những việc quan trọng nhất, chứ không phải những việc nhanh nhất hay dễ nhất.
“Cát” tối đa hóa lượng công việc hoàn thành
Thời gian thực hiện: dưới 1 sprint
“Cát” là những công việc nhỏ, rất nhanh, nhưng cần thiết để tạo nên chất lượng cao cho sản phẩm. Một sản phẩm tuyệt vời thường đến từ hàng trăm chi tiết nhỏ, những tối ưu hóa, sửa lỗi nhỏ, và những nâng cấp liên tục mà khách hàng thậm chí không nhìn thấy trực tiếp.
Với “cát” không cần đo lường ảnh hưởng. Mục tiêu là tối đa hóa số lượng hoàn thành trong mỗi sprint. Đừng làm phức tạp hóa việc này bằng quy trình hành chính nặng nề. Thay vào đó, hãy để đội nhóm làm theo trực giác và sở thích, miễn sao công việc hoàn thành càng nhiều càng tốt.
Cảnh giác nhất: chi phí quản trị làm giảm mạnh hiệu quả. Bạn không nên lập kế hoạch hay thảo luận quá nhiều về “cát”
“Sỏi” tối ưu hóa ROI (Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư)
Thời gian thực hiện: 1-4 sprint
“Sỏi” là các công việc chiến thuật với ảnh hưởng đo đếm được, yêu cầu có giá trị rõ ràng và hiệu quả về mặt đầu tư (ROI). Đây là dạng công việc cân bằng giữa nỗ lực và giá trị, thường đem lại các thắng lợi ngắn hạn.
Điều khó khăn nhất khi xây dựng “Sỏi” là những nhiệm vụ tưởng nhỏ lại thường phình to nhanh chóng. Nếu không kiểm soát được điều này, bạn dễ mất thời gian vào các công việc không đủ quan trọng.
Vai trò của quản lý sản phẩm (PM)
Quản lý sản phẩm (PM) nên là người đưa ra quyết định cho các nhiệm vụ “Sỏi” và “Cát.” Riêng với “Đá lớn,” PM đóng vai trò dẫn dắt, còn ban lãnh đạo chịu trách nhiệm quyết định chiến lược.
Project Manager (PM) sẽ nhận dự án từ cấp trên, trực tiếp quản lý dự án về mặt tổng thể và phân chia dự án thành các công việc cụ thể để thực hiện và kiểm soát. Trong một dự án PM là người đứng giữa khách hàng và team dự án. Họ nhận yêu cầu từ khách hàng sau đó truyền đạt lại cho team.
Những lưu ý trong thực tế
- Đừng chỉ liên tục chạy theo những việc nhỏ (“cát”) mà quên mất chiến lược.
- Không nên vội bắt đầu một “đá lớn” hoặc “sỏi” mới khi bạn chưa khai thác hết giá trị của dự án vừa hoàn thành.
- Đừng cố cân bằng đều mỗi loại công việc mỗi sprint. Đôi khi, làm lệch trọng tâm có chủ đích sẽ tốt hơn, giúp tạo ra sự tập trung.
Áp dụng đúng các nguyên tắc này không dễ, nhưng viết ra rõ ràng thế này sẽ giúp bạn và đội nhóm dần áp dụng tốt hơn, đạt kết quả cao hơn với ít căng thẳng và thất vọng hơn.
Lưu ý: Bài viết được dịch với sự hỗ trợ từ ChatGPT và tinh chỉnh văn phong từ ngữ từ KDigital, bổ sung thêm các chú thích để nội dung sát nghĩa, tự nhiên và dễ hiểu nhất! Xưng hô trong bài viết ám chỉ đến tác giả của bài viết gốc Jason Cohen.
